5 затрат, которые можно снизить с помощью ЭПД

Переход на электронные перевозочные документы часто воспринимают прежде всего как отказ от бумаги. Но для транспортной компании эффект значительно шире.

Бумажный документооборот требует не только расходов на печать. Документы необходимо подготовить, передать между участниками перевозки, проверить, обработать, исправить при обнаружении ошибок и затем организовать их хранение.

Каждая такая операция требует времени сотрудников и создаёт дополнительные расходы. ЭПД позволяют сократить сразу несколько издержек, связанных с сопровождением перевозки.

Разберём пять основных статей затрат, на которые может повлиять переход на электронный документооборот.

1. Печать и хранение документов

При бумажном документообороте расходы возникают ещё до начала работы с документом.

Компании необходимы бумага, принтеры, расходные материалы и место для хранения оригиналов. Чем больше рейсов выполняет перевозчик, тем больше документов проходит через компанию и тем заметнее становятся сопутствующие затраты.

Электронный формат позволяет сократить объём бумажных документов и уменьшить количество операций, связанных с их физическим хранением.

Для небольшого перевозчика экономия на одной накладной может казаться незначительной. Но при сотнях или тысячах перевозок необходимо оценивать уже совокупные расходы за месяц или год.

ВАЖНО

Экономию от ЭПД стоит считать не по стоимости одного листа бумаги, а по всему процессу: печать, расходные материалы, обработка, систематизация и хранение документов.

2. Передача оригиналов между участниками перевозки

Бумажные документы должны физически перемещаться вместе с грузом или отдельно от него.

После выполнения рейса оригиналы могут передаваться от водителя перевозчику, затем заказчику или другим участникам процесса. В зависимости от организации работы для этого используются курьерские службы, почта или собственные сотрудники.

Кроме прямых расходов появляется ещё один фактор — время ожидания документов.

При использовании ЭПД информация передаётся в электронном виде. Участникам перевозки не требуется ждать физического возвращения оригиналов только для того, чтобы продолжить работу с документами.

КЛЮЧЕВОЕ ПРЕИМУЩЕСТВО

Электронный документ не нужно физически перевозить из одного офиса в другой. Это позволяет сократить расходы на пересылку и одновременно ускорить документооборот между участниками перевозки.

3. Ручной ввод и обработка данных

В бумажном процессе одни и те же сведения нередко приходится использовать несколько раз.

Информация о перевозчике, транспортном средстве, грузе, маршруте и участниках перевозки может переноситься из одного документа в другой, а затем дополнительно вводиться в учётные системы.

Чем больше ручных операций, тем больше рабочего времени требуется сотрудникам.

Электронный документооборот позволяет автоматизировать часть таких процессов и повторно использовать уже внесённые сведения там, где это предусмотрено используемой системой.

Для бизнеса это означает снижение объёма рутинной работы и возможность быстрее обрабатывать документы по выполненным рейсам.

4. Исправление ошибок

Ошибки в документах тоже имеют свою стоимость.

Неверный реквизит, опечатка или потерянный оригинал могут потребовать дополнительного согласования и повторной обработки документа. Сотрудникам приходится выяснять причину ошибки, связываться с другими участниками перевозки и исправлять сведения.

При большом количестве рейсов даже небольшой процент таких ситуаций превращается в заметный объём дополнительной работы.

Электронный документооборот делает процесс более контролируемым и позволяет уменьшить количество операций, связанных с ручным переносом информации.

Это не означает, что электронные документы полностью исключают человеческие ошибки. Но сокращение ручного ввода и более структурированная работа с данными позволяют снизить вероятность их возникновения.

ЭКОНОМИЯ — НЕ ТОЛЬКО В ДЕНЬГАХ

Исправление ошибки — это рабочее время бухгалтера, логиста, диспетчера или другого сотрудника. Поэтому при оценке эффективности ЭПД необходимо учитывать не только прямые расходы, но и трудозатраты команды.

5. Задержки при закрытии рейса и оплате

Для перевозчика один из наиболее чувствительных вопросов — скорость получения оплаты за выполненную перевозку.

При бумажном документообороте завершение самого рейса ещё не всегда означает завершение работы с ним. Необходимо получить комплект оригиналов, передать его заказчику и дождаться проверки документов.

Если оригиналы долго возвращаются с рейса или задерживаются при пересылке, весь процесс может растянуться.

Электронные перевозочные документы передаются значительно быстрее. Это позволяет оперативнее завершать документальную часть перевозки и переходить к дальнейшим взаиморасчётам.

При большом количестве рейсов ускорение документооборота может влиять уже не только на удобство работы сотрудников, но и на скорость оборота денежных средств компании.

ЧТО МОЖЕТ СОКРАТИТЬ ЭПД

Печать и хранение документов → доставку оригиналов → ручную обработку информации → затраты времени на исправление ошибок → ожидание документов для закрытия перевозки.

Где экономический эффект заметнее всего

Результат перехода на ЭПД зависит от масштаба и организации работы конкретной компании.

Если перевозчик выполняет несколько рейсов в месяц и практически не несёт расходов на пересылку документов, прямой финансовый эффект может быть относительно небольшим.

Совсем другая ситуация возникает у компаний с крупным автопарком, большим количеством рейсов, несколькими подразделениями и постоянным обменом документами с заказчиками.

В таком случае даже небольшое сокращение времени на обработку одной перевозки в масштабах месяца может превращаться в существенную экономию рабочего времени.

Поэтому оценивать эффективность ЭПД правильнее на уровне всего документооборота компании, а не отдельного документа.

Что в итоге

ЭПД — это не просто электронная версия привычной бумаги.

Для перевозчика переход на электронный документооборот может сократить расходы на печать и хранение документов, уменьшить затраты на передачу оригиналов, снизить объём ручной работы и упростить исправление ошибок.

Одновременно ускоряется обмен документами между участниками перевозки, а значит, появляется возможность быстрее завершать документальную часть рейса и переходить к расчётам.

Именно поэтому экономический эффект ЭПД складывается не из одной крупной статьи расходов, а из множества небольших операций, которые компания выполняет при каждом рейсе. Чем больше перевозок проходит через бизнес, тем заметнее может становиться этот эффект.