ЭТрН чаще всего «застревает» у получателя после выгрузки

Проблемы с ЭТрН возникают не только при оформлении перевозки. На практике одна из самых частых сложностей появляется уже после того, как груз доставлен и выгружен.

Анализ 2 000 обращений перевозчиков показал: основной сбой возникает на этапе между Титулами 2 и 4. Получатель не подписывает Титул 3, из-за чего электронная накладная остается незавершенной, а перевозчик не может корректно закрыть рейс.

Почему ЭТрН зависает после выгрузки

После доставки груза получатель должен подтвердить его прием соответствующим титулом ЭТрН. Но именно на этом этапе процесс нередко останавливается.

Машина уже приехала, товар передан, фактическая перевозка завершена — а в электронном документообороте рейс продолжает оставаться открытым.

Причина может быть простой: ответственный сотрудник получателя не подписал Титул 3, не увидел документ в своей системе или не знает, кто именно должен завершить этот этап.

Главная проблема: физически перевозка уже закончилась, а юридически значимый электронный документооборот еще нет.

Какие проблемы встречаются чаще всего

Неподписанный Титул 3 — не единственная причина зависших ЭТрН.

Среди распространенных ситуаций также встречаются отсутствие МЧД, замена водителя или автомобиля во время перевозки, необходимость исправить сведения уже после подписания документа и случаи, когда получатель не видит поступившую ЭТрН в своей информационной системе.

Каждая такая ситуация требует отдельного решения, но результат для перевозчика часто одинаковый — документ не проходит весь предусмотренный маршрут.

Почему задержка подписи становится проблемой для перевозчика

На первый взгляд может показаться, что неподписанный титул — исключительно вопрос документооборота. На практике последствия затрагивают и операционную работу.

Незавершенная ЭТрН может задерживать закрытие рейса во внутренних системах, осложнять дальнейшую обработку документов и откладывать расчеты.

Если проблема обнаруживается непосредственно после выгрузки и для ее решения требуется участие водителя или автомобиля, ситуация может приводить и к дополнительному простою.

Для перевозчика: важно контролировать ЭТрН не только до момента доставки груза, но и до полного завершения электронного документа.

Ответственного за Титул 3 лучше определить заранее

Один из способов сократить количество зависших документов — заранее закрепить порядок работы с ЭТрН между участниками перевозки.

Еще до начала рейса желательно понимать, кто со стороны получателя подписывает Титул 3, кто заменяет этого сотрудника при его отсутствии и в какой срок документ должен быть обработан.

Такой порядок особенно важен при регулярных перевозках с постоянными контрагентами.

Что закрепить в регламенте

Внутренний процесс работы с ЭТрН стоит выстроить так, чтобы у каждого этапа был конкретный ответственный.

Перевозчику полезно определить срок контроля неподписанных документов, порядок связи с грузополучателем и действия сотрудников при замене водителя или автомобиля, отсутствии МЧД либо необходимости исправить сведения.

Это позволяет обнаруживать проблему сразу, а не тогда, когда незакрытая ЭТрН уже начинает влиять на расчеты или учет перевозки.

Это не новое требование законодательства

Важно понимать: речь идет не о новом изменении закона, а о практической проблеме, которая проявляется по мере массового использования электронных перевозочных документов.

Поэтому решение во многом зависит от организации процессов внутри компаний и взаимодействия между перевозчиком, отправителем и получателем.

Что в итоге

ЭТрН может «застрять» уже после того, как автомобиль приехал на место и груз успешно выгружен. Одна из наиболее частых причин — получатель не подписывает Титул 3, поэтому перевозчик не может полностью завершить электронную накладную.

Чтобы такие ситуации не превращались в задержки и простой, стоит заранее закрепить ответственных за каждый титул, сроки подписания и порядок действий при ошибках или изменениях в перевозке.