Какой электронной подписью подписывать ЭТрН: УКЭП, УНЭП или ПЭП?

При работе с электронной транспортной накладной используется не один универсальный вид электронной подписи. Способ подписания зависит от роли участника перевозки, его полномочий и конкретного действия, которое он выполняет в ЭТрН.

Поэтому подход «выбрать одну подпись и использовать ее для всего документа» может привести к неправильной настройке процесса. Особенно это важно для компаний, где с ЭТрН одновременно работают руководитель, сотрудники и водители.

Главное: вид электронной подписи определяется не самой ЭТрН в целом, а тем, кто, от чьего имени и какое действие выполняет.

УКЭП — для юридически значимого подписания

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) используется для юридически значимого подписания от имени организации или индивидуального предпринимателя.

Она необходима в тех сценариях, где действие должно быть совершено непосредственно уполномоченным лицом от имени участника перевозочного процесса.

Если документ подписывает не руководитель организации, а сотрудник, необходимо учитывать его полномочия. В зависимости от схемы работы для этого может использоваться машиночитаемая доверенность (МЧД).

Таким образом, одного наличия электронной подписи у сотрудника недостаточно — важно правильно оформить право действовать от имени компании.

УНЭП — для мобильных сценариев

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) позволяет организовать более удобные сценарии подписания, в том числе с мобильного устройства.

Один из вариантов — использование «Госключа», когда соответствующий способ поддерживается системой и допускается для конкретного действия в ЭТрН.

Это особенно актуально там, где сотруднику или водителю необходимо выполнить действие непосредственно во время перевозки, а использование компьютера и физического носителя с УКЭП неудобно.

Но возможность применения УНЭП необходимо определять именно для конкретного сценария — она не является автоматической заменой УКЭП во всех случаях.

ПЭП — для отдельных действий участников перевозки

Простая электронная подпись (ПЭП) также может использоваться при работе с ЭТрН, но для предусмотренных электронным взаимодействием действий.

Например, такой способ может применяться водителем при выполнении отдельных операций, связанных с приемкой или сдачей груза, если соответствующий вариант предусмотрен используемой системой и правилами оформления.

Для бизнеса это позволяет не выдавать каждому водителю отдельный физический носитель с квалифицированной подписью только ради выполнения действий в рейсе.

При этом ПЭП также нельзя воспринимать как универсальную подпись для всех участников и всех этапов ЭТрН.

Почему в одной ЭТрН могут использоваться разные подписи

ЭТрН проходит несколько этапов и взаимодействует с несколькими участниками перевозки. У каждого из них своя роль и свои полномочия.

Например, от имени организации документ может подписывать уполномоченный сотрудник, а непосредственно во время рейса отдельные действия выполняет водитель.

Поэтому внутри одного процесса могут использоваться разные способы электронной подписи.

УКЭП, УНЭП и ПЭП не нужно выбирать по принципу «какая удобнее». Сначала определяется действие и полномочия подписанта — затем подходящий способ подписания.

Особое внимание — водителям

Один из ключевых вопросов при внедрении ЭТрН — как организовать работу водителей.

Если компания заранее не определила, каким способом водитель будет подтверждать необходимые действия, проблема может обнаружиться уже во время первой реальной перевозки.

Поэтому еще до запуска ЭТрН желательно определить, какие действия выполняет водитель, какой вид подписи для них используется, в каком приложении происходит подписание и как будет организован доступ сотрудников к системе.

Схему подписания лучше определить заранее

При внедрении ЭТрН недостаточно просто получить электронную подпись и подключиться к оператору ЭПД.

Компании необходимо составить собственную схему: кто формирует документ → кто подписывает от имени организации → какие полномочия необходимы → где требуется МЧД → какие действия выполняет водитель → каким способом он их подтверждает.

Такой подход позволяет избежать ситуации, когда технически компания уже подключена к электронному документообороту, но конкретный участник не может выполнить необходимое действие.

В итоге правильный вопрос при настройке ЭТрН звучит не «какую электронную подпись выбрать?», а «кто и что будет подписывать?». И уже после этого для каждого участника определяется подходящий вариант — УКЭП, УНЭП или ПЭП.