Сбой ЭПД в рейсе: как правильно перейти на бумажные документы

Работа с электронными перевозочными документами зависит не только от действий участников перевозки, но и от связи и доступности информационных систем. Минтранс определил порядок действий на случай, если ЭПД невозможно оформить или использовать из-за технического сбоя.

Главное для перевозчика — зафиксировать проблему и правильно оформить временный переход на бумажный документ.

Что делать, если пропала связь

Проблема может возникнуть на погрузке, во время перевозки или уже на складе получателя. Если из-за отсутствия связи продолжить работу с ЭПД невозможно, участникам необходимо составить акт о техническом сбое.

В нём фиксируются время и место возникновения проблемы, характер сбоя, предпринятые действия и присутствующие лица.

После оформления акта перевозочный документ можно временно оформить на бумаге.

Для перевозчика: отсутствие интернета само по себе не должно превращаться в неопределённую ситуацию. Важно документально зафиксировать причину перехода с электронного формата.

Что происходит после восстановления связи

Бумажный формат используется как временное решение. Когда техническая возможность работы с ЭПД восстановится, участникам перевозки необходимо вернуться к электронному документообороту.

Поэтому акт о сбое становится важным подтверждением того, почему на определённом этапе перевозки электронный документ не использовался.

Если интернет есть, но не работает оператор ЭПД

Отдельная ситуация — связь работает нормально, однако недоступна информационная система оператора ЭПД.

Если такая недоступность продолжается более одного часа, оператор по запросу должен предоставить справку, подтверждающую технический сбой.

Это позволяет перевозчику документально подтвердить, что проблема возникла не на его стороне и выполнить необходимые действия с электронным документом в этот период было невозможно.

Что стоит подготовить перевозчику заранее

Ждать первого сбоя, чтобы выяснять порядок действий, не стоит. Компаниям лучше заранее подготовить единый алгоритм для водителей, диспетчеров и сотрудников, отвечающих за документы.

В первую очередь понадобится шаблон акта о сбое. В инструкции также стоит определить, кто составляет и подписывает акт, какие сведения необходимо зафиксировать, когда допускается переход на бумажный документ и что делать после восстановления работы системы.

Главное: водитель должен понимать порядок действий ещё до начала рейса, а не искать инструкцию в момент, когда ЭПД уже недоступен.

Почему фиксация сбоя особенно важна

При электронном документообороте техническая проблема может повлиять на оформление погрузки, продолжение рейса или завершение перевозки.

Документальная фиксация позволяет объяснить, почему перевозочный документ в конкретной ситуации пришлось оформить на бумаге, и подтвердить обстоятельства технического сбоя.

Для перевозчиков это означает, что работа при отсутствии связи должна стать частью внутреннего регламента наряду с обычным порядком оформления ЭПД.

Что в итоге

Технический сбой не означает, что перевозка обязательно должна остановиться. Если работа с ЭПД невозможна, необходимо зафиксировать проблему актом, при предусмотренных условиях перейти на бумажный документ, а после восстановления связи вернуться к электронному формату.

Перевозчикам лучше заранее подготовить шаблон акта и понятную инструкцию для сотрудников — тогда сбой связи не превратится в длительный простой или проблему с оформлением рейса.